Lexware Central

Anmelden

Benutzername = E-Mail aus der Server-.env (z. B. admin, wenn INITIAL_ADMIN_EMAIL=admin). Ohne gesetztes JWT_SECRET_KEY schlägt der Login mit einem Serverhinweis fehl — siehe /health/ready.

Offene Rechnungen (gesamt)

Summe offener Beträge

—

Rechnungsentwürfe

Status „draft“

Offene Angebote

Status „open“

Angebotsentwürfe

Status „draft“

Offene Auftragsbestätigungen

Nach Lexware-Instanz

Oben: Anteilsdiagramme (wie die Kennzahlen-Kacheln optisch abgestimmt). Darunter: Kennzahlen je Instanz — Kachel anklicken, um Tabellen und Kopfzahlen auf diese Instanz zu filtern.

Offene / überfällige Rechnungen

Nr.	Auftrag (AB)	Datum	Instanz	Kontakt	Betrag	Offen	Status	Verknüpfungen

Rechnungsentwürfe

Nr.	Auftrag (AB)	Datum	Instanz	Kontakt	Betrag	Offen	Status	Verknüpfungen

Offene Angebote

Nr.	Datum	Instanz	Kontakt	Betrag	Offen	Status	Verknüpfungen

Angebotsentwürfe

Nr.	Datum	Instanz	Kontakt	Betrag	Offen	Status	Verknüpfungen

Offene Auftragsbestätigungen

Nr.	Datum	Instanz	Kontakt	Betrag	Offen	Status	Verknüpfungen

Passwort ändern

Ihr Anmeldepasswort für Lexware Central (gilt für alle Rollen, inkl. Administrator).

Lexware-Instanzen

Name und Public-API-Key aus Lexware (Schlüssel verwalten). Standard-API-Adresse: https://api.lexware.io

Gespeicherte Instanzen

Lade …

Ausgehende E-Mail (PDF-Zeitberichte)

Server-Standard: unten in der Datenbank speicherbar (Superuser). Pro Lexware-Instanz kann der Transport zusätzlich überschrieben werden. Ohne DB-Eintrag gilt MAIL_TRANSPORT aus der Server-.env als Startwert (wird beim ersten Aufruf in die DB übernommen).

Server-Standard (ohne Instanz-Override)

Speichern nur als Superuser; andere Nutzer sehen den aktuellen Wert.

PDF-Zeitberichte über die Gmail API mit Google OAuth 2.0.

In der Google Cloud Console einen OAuth-Client vom Typ Webanwendung anlegen und als Weiterleitungs-URI die Basis-URL Ihrer öffentlich erreichbaren API plus exakt /api/v1/mail/google/callback eintragen (lokal z. B. http://127.0.0.1:8000/api/v1/mail/google/callback). Die vom Server genutzte vollständige URI steht als redirect_uri in der JSON-Antwort, sobald ein Superuser auf Mit Google verbinden klickt.
Server-.env: GMAIL_CLIENT_ID und GMAIL_CLIENT_SECRET. Ohne Sign-in alternativ GMAIL_REFRESH_TOKEN und SMTP_FROM_EMAIL.
Superuser: Mit Mit Google verbinden öffnet sich die Google-Anmeldung in einem Browser-Popup. Nach Zustimmung schließt sich das Fenster; das Gmail-Konto wird sofort in der Datenbank gespeichert. Mit Google-Konto trennen wird die Verbindung wieder entfernt. Blockiert der Browser Popups, erfolgt die Anmeldung im selben Tab.
Hinter einem Reverse-Proxy: PUBLIC_APP_URL setzen — die öffentlich erreichbare Basis-URL der API (Schema und Host, ohne Pfad), z. B. https://api.example.com.

SMTP: Hier Host, Absender und Passwort speichern — entweder serverweit (Dropdown „Server-weit“, nur Superuser) oder pro Lexware-Instanz. Zusätzlich möglich: SMTP_* in der Server-.env (wird verwendet, wenn weder Instanz noch serverweite DB ausreichen). PDF-Zeitpläne: passende Instanz wählen oder leer für den serverweiten / .env-Fallback.

Speichern für

SMTP-Server (Host)

Port

Benutzername (optional)

Passwort

Absender (E-Mail)

Anzeigename (From)

STARTTLS (üblich, z. B. Port 587)

SSL (z. B. Port 465)

Gespeichertes Passwort in der Datenbank löschen

Clockify · Zugang

API-Key aus dem Clockify-Profil (Dokumentation). Wird verschlüsselt gespeichert; optional Fallback über CLOCKIFY_API_KEY / CLOCKIFY_API_BASE_URL in der Server-.env.

Clockify · Stundensätze

Die Werte liegen lokal in der App-Datenbank (SQLite), je Arbeitsbereich und Clockify-Mandant. Leeres Feld entfernt den Kunden-Satz; ohne Kunden-Satz gilt der Standard-Stundensatz. Die Liste der Arbeitsbereiche entspricht der Auswahl unter „Clockify → erfasste Zeiten“ und wird beim Laden synchronisiert.

Arbeitsbereich

Standard-Stundensatz (EUR/h)

Für Mandanten ohne eigenen Satz; auch für Zeiten ohne Mandanten-Zuordnung.

Kunde	Stundensatz (EUR)

Mit „Nur lokaler Cache“ unter Clockify → erfasste Zeiten lassen sich gespeicherte Sätze auch ohne Clockify-API bearbeiten (Arbeitsbereich muss bekannt sein).

Clockify · Abrechnungsprojekte

Je Clockify-Mandant legen Sie Projekte mit Namen und Abrechnungsart an. Unter „Clockify → erfasste Zeiten“ können Sie markierte Zeiten einem Projekt zuordnen und eine Positions-Vorschau erzeugen (gleicher Arbeitsbereich wie bei den Stundensätzen oben).

Mandant

Projektname

Abrechnung

Mandant	Projekt	Abrechnung

Clockify · erfasste Zeiten

Zeiteinträge über die Clockify API; abgerufene Daten werden in der lokalen Datenbank gespeichert. Zugangsdaten und Stundensätze unter Einstellungen. Mit „Nur lokaler Cache“ liest du ohne Netzwerkzugriff zu Clockify (Workspace auswählen oder zuvor online laden).

Zeitraum & Einträge

PDF-Zusammenfassung

Bericht im Stil Clockify „Zusammenfassung“: verwendet den Zeitraum Von/Bis oben und die Abrechnungsprojekt-Logik aus den Einstellungen. Datenbasis ist der lokale Cache (Cron-Sync oder vorheriger Abruf). Geplanter E-Mail-Versand: Tab PDF-Zeitpläne.

Abrechnungsprojekt

Fußzeile (optional)

Alle	Nutzer	Start	Ende	Dauer	Projekt	Kunde	€/h	Betrag	Beschreibung	Typ

PDF-Zeitberichte · Versand planen

Nach einem abgeschlossenen Zeitraum wird ein PDF erzeugt und per E-Mail verschickt — der tatsächliche Versand erfolgt nur zur konfigurierten Uhrzeit (Standard 7:00 Uhr morgens, Zeitzone Europe/Berlin; siehe PDF_SCHEDULE_SEND_HOUR / PDF_SCHEDULE_SEND_TIMEZONE in der Server-.env). Der Versand nutzt MAIL_TRANSPORT in der .env: smtp (Lexware-Instanz oder SMTP_*) oder google (Gmail API, siehe Einstellungen → Ausgehende E-Mail). Der nächste Lauf nutzt den anschließenden Zeitraum gleicher Länge. Der Arbeitsbereich bestimmt die Abrechnungsprojekte (wie unter Clockify).

Arbeitsbereich

Neuer Zeitplan

Lexware-Instanz (nur bei MAIL_TRANSPORT=smtp)

Abrechnungsprojekt

Empfänger-E-Mail

Versand ab (Datum)

Erster Zeitraum startet am

Zeitraum-Länge

Fußzeile (optional)

Gespeicherte Zeitpläne

Projekt	Instanz	E-Mail	Versand ab	Anker	Tage	Nächster Zeitraum ab	Aktiv

Lexware Central

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Rechnungsentwürfe

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Angebotsentwürfe

Offene Auftragsbestätigungen

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Lexware-Instanzen

Gespeicherte Instanzen

Ausgehende E-Mail (PDF-Zeitberichte)

Clockify · Zugang

Clockify · Stundensätze

Clockify · Abrechnungsprojekte

Clockify · erfasste Zeiten

Zeitraum & Einträge

PDF-Zusammenfassung

PDF-Zeitberichte · Versand planen

Neuer Zeitplan

Gespeicherte Zeitpläne

Benutzerverwaltung

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